A partir de 2025, todas las empresas en España, sin importar su tamaño, sector o modalidad de trabajo, debieron implementar un sistema de fichaje digital homologado. Esta normativa obliga a abandonar registros en papel o Excel, y establece multas de hasta 10.000 € por trabajador en caso de incumplimiento. Este cambio representa una oportunidad para digitalizar procesos, profesionalizar la gestión y garantizar los derechos laborales. En Koko, te ayudamos a cumplir con la normativa de fichaje digital y te acompañamos para que cumplir con la ley también sea un paso adelante en la eficiencia de tu empresa.

¿Qué necesita tu empresa para adaptarse a la nueva normativa? 

Cumplir con la ley de control horario puede ser sencillo si eliges la solución adecuada, además de trabajar en la gestión del cambio para la correcta adopción de un nuevo sistema de registro, tu empresa necesita que el software tenga estas características:

• Sistema homologado según la legislación española.
• Registro digital de entradas, salidas, pausas e incidencias.
• Cómputo automático de horas extra y complementos.
• Almacenamiento de datos durante 4 años.
• Acceso remoto desde cualquier dispositivo.
• Panel para la Inspección de Trabajo.
• Compatible con turnos rotativos, múltiples sedes y teletrabajo.

Esto asegura que tu empresa queda 100% cubierta ante inspecciones, reclamos y auditorías.

Excel es una herramienta digital, ¿Puedo usar este recurso? 

No, porque la nueva normativa de fichaje digital es clara en este sentido, se debe usar un software que asegure la veracidad del registro, y que no haya riesgos de manipulación o perdida de datos. Además, el registro debe ser accesible para que pueda ser auditado por la Inspección de Trabajo.

Con el software de recursos humanos de Koko vas a poder cumplir con la ley y:

• Automatizar el registro para evitar errores humanos.
• Eliminar manipulaciones o ediciones no autorizadas.
• Generar informes legales en segundos.
• Facilitar auditorías e inspecciones.
• Escalar el sistema a medida que tu empresa crece.

¿Qué sanciones puede recibir tu empresa por no cumplir con el registro digital obligatorio?

A partir de 2025, el control horario digital será obligatorio para todas las empresas en España. No cumplir con esta normativa implica riesgos legales importantes. La Inspección de Trabajo está facultada para aplicar sanciones económicas que pueden alcanzar hasta los 10.000 € por trabajador, dependiendo de la gravedad de la infracción.

Además de las multas, el incumplimiento puede acarrear daños en la imagen de la empresa, conflictos laborales y desorganización interna.

Tipos de infracción y sus sanciones

Estas sanciones están respaldadas por la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) y reforzadas por el Real Decreto-ley 8/2019 y el Estatuto de los Trabajadores.

Otros riesgos de no implementar un sistema de fichaje digital:

• Pérdida de evidencias ante reclamos por horas extra o conflictos laborales.
• Dificultad para responder ante auditorías o inspecciones.
• Falta de trazabilidad en la jornada y baja transparencia interna.
• Imposibilidad de escalar procesos de RR. HH. de forma segura.

Cómo implementar un sistema de control horario

La digitalización del fichaje laboral no tiene por qué ser un proceso complejo. Con Koko, además de cumplir con la ley, ganaras en agilidad operativa y control organizacional.

Beneficios:

• Menos tareas manuales y errores administrativos.
• Mejores decisiones gracias a datos reales sobre asistencia y productividad.
• Integración con nómina y otros sistemas (ERP).
• Transparencia y confianza en la cultura organizacional.
• Evidencia legal ante conflictos o sanciones.

Pasos para implementar Koko en tu empresa

1. Análisis personalizado de las necesidades y estructura de tu equipo.
2. Configuración del sistema adaptado a tus horarios, sedes y dinámicas laborales.
3. Capacitación práctica para empleados y responsables.
4. Soporte técnico y legal continuo para resolver dudas o imprevistos.
5. Actualizaciones automáticas ante cualquier cambio normativo.

Nuestro equipo te acompaña en todo el proceso, para que solo tengas que liderar tu negocio.

¿Por qué Koko es un buen software para cumplir con la normativa?

Nuestro software es una plataforma integral de Recursos Humanos pensada para empresas modernas que buscan eficiencia, cumplimiento y crecimiento.

Desde una única interfaz puedes:

• Registrar entradas, salidas y descansos de forma automática.
• Gestionar turnos, ausencias, vacaciones y bajas laborales.
• Descargar informes listos para auditorías o inspecciones.
• Almacenar datos de manera segura por 4 años.
• Acceder desde cualquier dispositivo sin necesidad de instalar apps.
• Integrar otras soluciones de Koko.

En menos de 2 horas puedes cumplir con la normativa y modernizar tu gestión.

Funcionalidades destacadas:

Además, tus empleados pueden fichar desde cualquier navegador, sin necesidad de app, ya sea en móvil o escritorio.

¿Quieres cumplir con la ley y mejorar la gestión de tu equipo? Hazlo con Koko

No dejes el cumplimiento para último momento. Con nuestro software, puedes digitalizar hoy mismo el control horario de tu empresa.

• Elige entre planes mensuales o anuales.
• Combina el módulo de RR. HH. con otras soluciones de Koko.
• Recibe asesoría personalizada en cada etapa.

Conoce más sobre nuestro software de RR. HH.

No importa el tamaño ni el sector de tu empresa. Koko se adapta a ti.