A partir del 1 de enero de 2025, todas las empresas en España están obligadas implementar un sistema digital para registrar la jornada laboral de sus empleados. Esta nueva normativa no solo busca garantizar el cumplimiento legal, sino también modernizar la gestión del tiempo laboral para asegurar la transparencia.

Adaptarse a este cambio puede ser una excelente oportunidad para optimizar procesos internos, ahorrar tiempo administrativo y mejorar el ambiente laboral.

¿Cuándo entro en vigor la obligatoriedad del fichaje digital?

La obligación legal entró en vigor el 1 de enero de 2025. Desde 2019 ya era obligatorio llevar un registro de la jornada, pero ahora se exige que sea digital e interoperable, es decir, que el sistema utilizado pueda integrarse con el de la Inspección de Trabajo.

Esta nueva etapa implica mayor fiscalización, pero también una mejor trazabilidad y control.

¿Cómo fichar de manera digital en tu empresa?

Fichar digitalmente significa que los empleados registran el inicio y fin de su jornada laboral utilizando herramientas tecnológicas. Sin importar como fichan, digitalizar el registro de jornada ofrece múltiples ventajas operativas y estratégicas para las empresas. 

Adoptar un sistema de fichaje digital permite optimizar procesos, reducir errores humanos y mejorar la transparencia en la gestión del tiempo laboral. 

A continuación te mostramos las distintas formas de hacerlo:

¿Cómo fichar automáticamente y con menos errores?

La automatización del fichaje digital es una de las grandes ventajas de las nuevas tecnologías. Algunas permiten:

• Fichaje automático por geolocalización o proximidad
• Alertas por fichajes fuera de horario
• Integración con sistemas de nómina
• Detección de anomalías o ausencias sin registrar

Estas funciones reducen significativamente los errores humanos y ayudan a cumplir la normativa sin fricciones.

¿Cuáles son los mejores sistemas para controlar el cumplimiento del fichaje digital obligatorio?

Para ayudarte a elegir, comparamos las 5 mejores apps del mercado con un breve resumen de cada una y porque Koko es la mejor opción para tu empresa.

1. KOKO 

Koko es una solución de recursos humanos todo en uno diseñada especialmente para pequeñas y medianas empresas que buscan cumplir con la normativa laboral, digitalizar procesos y mejorar la experiencia de sus empleados desde un enfoque ágil, automatizado y accesible.

Su módulo de control horario destaca por su simplicidad, robustez legal y alto nivel de automatización. Permite fichaje desde cualquier dispositivo (PC, móvil, tablet), genera informes compatibles con Inspección de Trabajo, y almacena los registros de jornada durante el tiempo requerido por la ley. Además, integra alertas inteligentes, configuración por equipos, permisos, y conciliación con sistemas de nómina.

Lo que hace a Koko diferente es su combinación de tecnología sencilla, potente y flexible, pensada para equipos sin grandes departamentos de IT. El software incluye funcionalidades clave como:

• Gestión de ausencias y vacaciones
• Registro digital de jornada con trazabilidad legal
• Onboarding, desempeño y feedback continuo
• Paneles de productividad y cumplimiento
• Integración con sistemas de nómina y ERP
• Cumplimiento con RGPD y legislación vigente

Además, Koko ofrece soporte y asesoramiento personalizado, sin cargos ocultos ni compromisos forzosos. Su precio competitivo por empleado la convierte en una herramienta especialmente atractiva para empresas que necesitan resultados rápidos sin grandes inversiones.

 2. Factorial

Factorial se posiciona como una de las soluciones más completas del mercado para la gestión integral de Recursos Humanos, especialmente en lo que respecta al fichaje digital obligatorio. Su módulo de control horario permite registrar la jornada laboral de forma automática y precisa, con funcionalidades como fichaje desde móvil o web, gestión de ausencias y planificación de turnos.

Su enfoque “todo en uno”, que combina control horario con módulos de nómina, formación, evaluación del desempeño, canal de denuncias y más, lo convierte en una opción ideal para medianas empresas que buscan una plataforma centralizada y escalable.

Sin embargo, su coste puede resultar elevado para empresas pequeñas o que solo necesitan funcionalidades específicas. Además, algunas integraciones avanzadas y automatizaciones están disponibles solo en los planes superiores.

Factorial es una gran elección para empresas en crecimiento que buscan un software versátil, potente y con enfoque estratégico en personas. 

3. Sesame

Sesame es una plataforma de recursos humanos “todo en uno” pensada para digitalizar la gestión del talento y el tiempo en empresas que valoran la agilidad. Su módulo de fichaje digital es uno de los más visuales e intuitivos del mercado, permitiendo registrar entradas, salidas y pausas desde móvil, web o tablet, lo que la convierte en una solución ideal para equipos híbridos, remotos o con alta movilidad operativa.

Además, ofrece funcionalidades complementarias como gestión de turnos, vacaciones, control de horas extra, evaluaciones de desempeño, encuestas de clima laboral, firma electrónica y un potente sistema de comunicación interna. Todo esto en una interfaz moderna que facilita una adopción rápida por parte del equipo.

Sesame es una excelente opción para empresas que valoran la experiencia del usuario y buscan una herramienta fácil de implementar para gestionar fichajes y mucho más, especialmente si sus equipos trabajan desde múltiples ubicaciones o en formatos flexibles.

4. Bizneo

Bizneo HR destaca como una de las soluciones más completas del mercado para el control del fichaje digital y la gestión del tiempo laboral, especialmente para empresas en expansión o con estructuras complejas. Su sistema integra hasta cinco funcionalidades de control horario en una sola plataforma: fichaje digital, gestión de horas extra, control de acceso y presencia, vacaciones y ausencias, y turnos laborales.

A esto se suma su potente ATS para reclutamiento, sus herramientas de evaluación del desempeño, encuestas de clima laboral, canal de denuncias, y un sistema de formación y desarrollo de talento, todo dentro de una suite modular adaptable a las necesidades de empresas de cualquier tamaño.

Bizneo es ideal para organizaciones que necesitan un alto grado de personalización, integración de procesos y acceso a analítica avanzada. Su app móvil permite fichajes desde cualquier dispositivo, y el portal del empleado fomenta la autogestión de solicitudes, aprobaciones y notificaciones en tiempo real.

En resumen, Bizneo es la mejor opción para empresas que buscan mucho más que cumplir con la ley de fichaje: ofrece una plataforma completa de gestión de personas, diseñada para escalar y adaptarse al crecimiento organizacional.

5. Personio

Personio se posiciona como una de las plataformas de RR. HH. más robustas e inteligentes para pymes en crecimiento. Su solución de registro de jornada digital está perfectamente alineada con la normativa laboral española y europea, permitiendo a las empresas documentar de forma fiable y automatizada la entrada y salida de los empleados, gestionar ausencias y generar informes con validez legal.

La gran ventaja de Personio es su foco en la automatización inteligente de procesos: desde workflows configurables para la gestión de turnos y vacaciones hasta firma electrónica integrada, People Analytics y una experiencia de usuario diseñada para facilitar la adopción tanto por parte del equipo de RR. HH. como de los empleados.

Además, destaca por ofrecer funcionalidades adicionales clave para una gestión integral, como reclutamiento, onboarding, desempeño, nómina y encuestas de clima laboral, todo dentro de un entorno modular y escalable. Esto la convierte en una opción ideal para organizaciones que buscan una herramienta todo en uno, sin perder de vista el cumplimiento normativo ni la eficiencia operativa.

Personio es la opción más adecuada para pymes con visión de crecimiento que necesitan centralizar su gestión de personas y cumplir la ley sin complicaciones, con el respaldo de una plataforma diseñada para el contexto europeo y con un enfoque de mejora continua.

Cuadro comparativo de los mejores sistemas de fichaje digital (2025)

Koko: la solución integral para el fichaje digital obligatorio

Nuestro software de recursos humanos está pensado para adaptarse a empresas de todos los tamaños y sectores. Koko te ofrece:

• Facilidad de uso. Interfaz clara, intuitiva y pensada para todo tipo de usuarios.

• Múltiples funcionalidades. Fichaje desde diferentes dispositivos, gestión de ausencias y vacaciones, reportes personalizables, integración con nómina y otros sistemas de RR. HH.

• Cumplimiento normativo. 100% alineado con la nueva ley. Compatible con Inspección de Trabajo.

• Soporte y fiabilidad. Equipo técnico disponible 24/7, con actualizaciones constantes y alta disponibilidad.

• Precio. Planes flexibles según el tamaño de tu empresa.

Todo esto sin instalaciones complicadas, sin conocimientos técnicos y con soporte humano real.

En menos de 2 horas puedes cumplir con la nueva normativa.

A continuación, te mostramos cómo cada función de nuestro software puedes cumplir con el fichaje digital obligatorio:

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