El control horario de los trabajadores no es nuevo, pero en 2025 da un paso más hacia la digitalización obligatoria. El Gobierno ha anunciado que todas las empresas deberán registrar la jornada laboral de manera digital, con sistemas que permitan acceso remoto y telemático a la Inspección de Trabajo.
En otras palabras: se acabó el papel, las hojas Excel o los fichajes manuales.
A partir de ahora, el registro horario deberá gestionarse con un software digital, seguro y accesible.
Y es aquí donde KOKO, la plataforma integral de RRHH, se convierte en el mejor aliado para que tu empresa cumpla con la nueva ley sin complicaciones.
¿Qué exige la nueva ley de control horario 2025?
La nueva normativa, impulsada por el Ministerio de Trabajo, establece que todas las empresas —sin importar su tamaño o sector— deberán garantizar un registro horario digital, cumpliendo estos requisitos:
- Registro diario y digital de la jornada laboral de cada trabajador, incluyendo hora de entrada y salida.
- Identificación clara de la empresa y del empleado.
- Almacenamiento seguro de los datos durante al menos cuatro años.
- Acceso inmediato para la Inspección de Trabajo, de forma telemática.
- Disponibilidad para el trabajador, que debe poder consultar sus fichajes cuando lo desee.
Además, se prohíben los sistemas biométricos (huellas dactilares, reconocimiento facial, etc.) por motivos de protección de datos, y no serán válidos los métodos analógicos como hojas en papel o fichajes manuales.
¿Por qué este cambio? El objetivo de la digitalización
El Gobierno busca transparencia, trazabilidad y control real del tiempo de trabajo. Con el registro digital, la Inspección podrá detectar irregularidades a distancia y las empresas podrán demostrar fácilmente su cumplimiento.
Este avance también protege a los empleados, ya que garantiza que las horas extra se registren correctamente y que se respete el derecho a la desconexión digital.
Pero no solo se trata de evitar sanciones: las herramientas digitales también mejoran la organización interna, la productividad y el clima laboral.
🚫 ¿Qué pasa si no cumplo la ley?
No llevar un registro horario digital o hacerlo de manera incorrecta puede salir caro.
Las sanciones por incumplimiento de la nueva ley aumentan considerablemente en 2025:
- Infracción leve: entre 1.000 y 2.000 € por trabajador.
- Infracción media: entre 2.001 y 5.000 €.
- Infracción grave: hasta 10.000 € por empleado afectado.
Esto significa que una pyme con diez trabajadores podría enfrentarse a multas de hasta 100.000 € si no dispone de un sistema digital válido.
Por eso, elegir un software de control horario homologado y actualizado se ha convertido en una necesidad legal y estratégica.
Métodos válidos para cumplir la ley
Según la nueva normativa, los sistemas válidos para el registro horario digital incluyen:
- Aplicaciones móviles de control horario
- Sistemas de fichaje con códigos QR o RFID
- Fichaje por web o escritorio
- Software de gestión de RRHH con módulo de control horario, como KOKO
Lo importante es que el sistema sea seguro, trazable, accesible y conforme a la ley.
¿Qué ventajas aporta un software como KOKO?
KOKO va mucho más allá del simple fichaje. Es una plataforma integral de gestión de recursos humanos que centraliza en un solo lugar la información laboral, el control horario y la comunicación interna.
Entre sus principales ventajas:
✅ Cumplimiento legal automático:
KOKO cumple con todos los requisitos del registro horario digital obligatorio 2025.
✅ Fichaje desde cualquier lugar:
A través de app, navegador o dispositivo móvil. Ideal para teletrabajo, movilidad o empresas con varias sedes.
✅ Registros seguros y auditables:
Los datos se almacenan de forma cifrada y accesible durante cuatro años.
✅ Panel intuitivo para responsables de RRHH:
Consulta fichajes, ausencias, vacaciones y horas extra en tiempo real.
✅ Integración con otros módulos de RRHH:
Gestión de vacaciones, selección de personal, documentos, evaluaciones y mucho más.
✅ Soporte y acompañamiento:
Equipo de asistencia que te ayuda en la configuración y uso del sistema, sin complicaciones técnicas.
Y si mi empresa tiene teletrabajo… ¿también debo fichar?
Sí. El registro horario también es obligatorio en teletrabajo. Ya todas las empresas deberán registrar la jornada laboral de manera digital, tengan el sistema que tengan.
Los empleados que trabajan desde casa, en movilidad o con horarios flexibles deben registrar su jornada igual que cualquier otro trabajador.
KOKO facilita este proceso con un sistema de fichaje 100% digital y accesible desde cualquier dispositivo, sin necesidad de hardware adicional.
Esto permite a los responsables de RRHH controlar la jornada de forma remota y mantener la trazabilidad de todos los turnos, incluso en equipos distribuidos.
Control horario y reducción de jornada: ¿van de la mano?
Inicialmente, el control horario digital estaba ligado al proyecto de reducción de jornada laboral a 37,5 horas semanales.
Sin embargo, el Gobierno ha decidido desvincular ambas medidas para acelerar la entrada en vigor del registro horario digital obligatorio.
Aun así, ambas normas comparten un mismo propósito:
👉 Mejorar la conciliación laboral y personal.
👉 Garantizar un control justo del tiempo de trabajo.
👉 Impulsar la productividad con modelos laborales más sostenibles.
Con KOKO, las empresas podrán adaptarse fácilmente a esta posible reducción de jornada en el futuro, gracias a su panel flexible de gestión horaria.
Cómo implementar el control horario digital en tu empresa
Cumplir con la nueva ley no tiene por qué ser complicado.
Aquí te dejamos una guía práctica para implantarlo con éxito:
- Evalúa tus necesidades: número de empleados, sedes, tipos de jornada, teletrabajo, etc.
- Elige un software homologado, seguro y adaptado a tu sector (como KOKO).
- Forma a tus empleados sobre cómo fichar correctamente.
- Centraliza los datos en una única plataforma digital.
- Revisa periódicamente los registros y guarda toda la información durante cuatro años.
Con una herramienta como KOKO, este proceso se automatiza casi por completo, garantizando que tu empresa cumpla con la ley y evite sanciones.
Preguntas frecuentes sobre la nueva ley de control horario 2025
¿Cuándo entra en vigor la ley?
El Gobierno prevé su aprobación por decreto ley antes de final de 2025.
¿Qué pasa si un trabajador se olvida de fichar?
Podrá registrar la incidencia a través del sistema y notificarla al responsable de RRHH para su validación.
¿Se puede usar huella o reconocimiento facial?
No. La Agencia Española de Protección de Datos prohíbe el uso de datos biométricos, salvo casos excepcionales.
¿Qué documentación debo conservar?
Los registros de jornada deben almacenarse digitalmente y mantenerse accesibles durante cuatro años.
Cumple la ley y simplifica tu gestión de RRHH con KOKO
La nueva ley de control horario 2025 marca un antes y un después en la forma en que las empresas gestionan su tiempo de trabajo, pues todas las empresas deberán registrar la jornada laboral de manera digital.
No se trata solo de cumplir la normativa, sino de modernizar tu empresa y ofrecer una mejor experiencia a tus empleados.
Con KOKO, podrás:
✅ Cumplir con la ley sin esfuerzo.
✅ Ahorrar tiempo en la gestión de RRHH.
✅ Centralizar la información laboral en un único sistema.
✅ Evitar sanciones y mejorar la transparencia.
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