Cuando piensas en cómo hacer el control horario con tus trabajadores remotos, la duda que surge es cómo comprobar la veracidad del registro y, sobre todo, cumplir con la normativa vigente. Existen métodos que van desde planillas de papel o Excel hasta herramientas digitales, pero no todos son válidos, por lo que es importante que elijas un método homologado. Cumple con la obligación del registro de jornada en teletrabajo con herramientas digitales, evita sanciones y mejora la gestión de RR. HH con estos tips:
¿Cómo llevar el registro de jornada laboral en teletrabajo?
El registro de jornada laboral en el trabajo remoto debe reflejar los mismos datos que el registro presencial:
- Nombre completo del trabajador/a.
- Hora de inicio y fin de la jornada.
- Pausas y descansos.
- Días trabajados.
- Posibles horas extras.
- Firma del trabajador/a.
Esto significa que los empleados remotos también tienen la obligación de fichar a diario, y la empresa debe conservar los datos durante 4 años para posibles inspecciones.
Paso a paso para cumplir con la obligación de registro de trabajo remoto
Además de los datos que debe tener el registro, también hay que tener en cuenta los pasos a seguir para poder implementar el registro digital sin inconvenientes:
- Selecciona un software homologado: asegúrate de que cumpla con la normativa española.
- Comunica de forma clara y transparente: Los empleados deben conocer cuál es el sistema de registro.
- Forma al equipo: explica cómo fichar desde móvil o PC, resolviendo dudas.
- Define políticas internas claras: pausas, flexibilidad horaria y excepciones.
- Realiza auditorías periódicas: revisa horas extras y descansos para evitar sanciones. Además, puedes analizar cómo es la gestión del tiempo y la productividad de tu equipo.
- Centraliza la información: integra fichajes con nóminas y RR. HH. para ahorrar tiempo.
Métodos para registrar la jornada laboral en teletrabajo
Aunque la nueva normativa establece que el fichaje debe realizarse con herramientas digitales homologadas, es importante que conozcas que otros métodos existen y transmitas a tu equipo porque este cambio es algo que va a mejorar la transparencia en el registro de su jornada laboral.
Método |
Cómo funciona |
Ventajas |
Desventajas |
Hojas de cálculo (Excel) |
El empleado anota el inicio y el fin de jornada en un archivo compartido. |
Fácil de implementar, sin coste adicional. |
Alto riesgo de manipulación y errores; no cumple con trazabilidad legal. |
Correos electrónicos |
Cada empleado envía registro diario por email. |
Registros accesibles en la bandeja de entrada. |
Poco práctico, difícil de auditar y de conservar 4 años. |
Software de fichaje digital móvil |
App en el móvil o navegador, con geolocalización. |
Cumple normativa, trazable, fácil para teletrabajo. |
Requiere implementación inicial. |
Software de RR. HH. en la nube |
Plataforma centralizada para fichajes, nóminas y ausencias. |
Todo en un mismo sistema, informes automáticos, evita sanciones. |
Coste de suscripción (aunque bajo). |
Terminal biométrico (huella/rostro) |
Dispositivo físico en oficina. |
Muy fiable en presencial. |
No aplicable a teletrabajo, inversión inicial alta. |
Importancia de contar con un software centralizado
Un error común es usar varias herramientas desconectadas entre sí. Esto genera duplicados, inconsistencias y pérdida de tiempo.
Con un software de RR. HH. centralizado:
- Evitas errores en nóminas.
- Cumples la normativa sin papeleo.
- Tienes reportes listos para inspecciones en segundos.
- Ahorras hasta 500 horas al año en gestiones administrativas.
El registro de jornada en teletrabajo es obligatorio, pero no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Con herramientas digitales homologadas, tu empresa puede cumplir la normativa, evitar sanciones y ahorrar tiempo en la gestión de RR. HH.
Koko, la solución práctica para registrar la jornada en teletrabajo
Con Koko, tu empresa puede cumplir con la normativa de forma rápida y sencilla:
- Fichaje digital desde móvil o PC, con geolocalización.
- Registros automáticos y seguros conservados 4 años.
- Integración con nóminas y otros procesos de RR. HH.
- Informes descargables en segundos para auditorías.
En menos de 2 horas, tu equipo puede estar adaptado al sistema y trabajando de forma más eficiente.
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