Desde enero de 2025, todas las empresas en España están obligadas a implementar un registro digital de la jornada laboral. La normativa busca transparencia, cumplimiento y mejor gestión de los recursos humanos. Pero surge la gran pregunta: ¿cómo hacer el control horario de forma correcta y eficiente?
En esta guía te explicamos todo lo que necesitas saber, desde la normativa hasta las mejores herramientas digitales para lograrlo.
¿Cómo hacer el control horario de empleados en una empresa pequeña?
Las pymes son las que más dudas tienen a la hora de cumplir con la normativa. La clave está en elegir una solución sencilla, homologada y adaptada al tamaño de la empresa.
Paso |
Qué implica |
Ejemplo práctico |
¿Cómo lo resuelve Koko? |
| Elige un sistema digital | Usar un software en la nube o una terminal biométrica. | Una pyme con 10 empleados registra horarios desde el móvil. | Koko funciona 100 % online, sin instalaciones, y se adapta tanto a equipos pequeños como grandes. |
| Registra entradas, salidas y pausas | El control debe incluir inicio y fin de jornada, pausas y horas extra. | “Entrada: 9:02 – Salida: 17:14”. | El módulo de control de asistencia de Koko registra automáticamente fichajes, vacaciones y ausencias. |
| Incluye teletrabajo y movilidad | El registro aplica también a empleados híbridos o en ruta. | Un comercial ficha desde su app con geolocalización. | Con acceso web multiplataforma, los empleados pueden fichar desde cualquier dispositivo. |
| Conserva los datos por 4 años | Es obligatorio guardarlos para inspecciones. | Historial accesible en la nube para la Inspección de Trabajo. | Koko almacena los registros en la nube con seguridad y trazabilidad garantizadas. |
| Da acceso a los empleados | Transparencia y derecho de acceso al registro. | Portal digital donde cada empleado consulta sus fichajes. | Koko ofrece un portal del empleado para revisar horas, ausencias y vacaciones sin fricciones. |
Herramientas para gestionar horarios: ¿cuál elegir?
El éxito de un buen control horario no depende solo de cumplir la normativa, sino de elegir la herramienta adecuada para tu tipo de empresa y de cómo la implementes en el día a día.
Opciones disponibles:
Herramienta |
Ventajas |
Limitaciones |
Empresas recomendadas |
| Terminal biométrico/RFID | Alta seguridad, rápida validación, resistencia al fraude. | Rigidez para teletrabajo, requiere instalación física. | Fábricas, retail, sanidad, hostelería. |
| Software en la nube | Escalable, accesible desde cualquier lugar, integra con RR. HH. | Dependencia de internet, requiere capacitación mínima. | Pymes, servicios, consultorías, equipos híbridos. |
Claves para que el control horario sea eficiente
Más allá de la herramienta elegida, hay buenas prácticas que marcan la diferencia:
- Digitaliza todo el registro: El papel y Excel dejaron de ser válidos. La trazabilidad digital evita sanciones y da transparencia.
- Hazlo fácil para tu equipo: cuanto más simple sea el fichaje (app móvil, QR, PIN), mayor será la tasa de cumplimiento.
- Integra con RR. HH. y nóminas: ahorrarás tiempo administrativo y reducirás errores en pagos de horas extras o vacaciones.
- Aplica al teletrabajo y movilidad: un comercial en ruta o un empleado remoto también debe fichar, lo que exige apps con geolocalización o validación de IP.
- Comunica el objetivo real: no se trata de controlar al empleado, sino de cumplir la ley y organizar mejor la empresa.
- Audita de forma periódica: revisa los registros y corrige inconsistencias antes de que llegue una inspección.
Koko: tu aliado para un control horario simple, legal y eficiente
Con nuestro módulo de Recursos Humanos no solo cumples con la nueva normativa de fichaje digital, también ganas en organización, productividad y tranquilidad:
- Registro completo y en tiempo real: entradas, salidas, pausas y horas extra.
- Teletrabajo y movilidad incluidos: fichaje desde cualquier dispositivo con geolocalización.
- Informes automáticos: listos para inspecciones laborales en segundos.
- Seguridad garantizada: conservación de registros durante 4 años en la nube.
- Gestión integral: integración con nóminas, turnos y vacaciones en una sola plataforma.
En menos de 2 horas tu empresa puede estar adaptada a la ley, reduciendo riesgos de sanciones y optimizando la gestión de tu equipo al mismo tiempo.
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