¿Tu equipo de RR. HH. pierde horas revisando fichajes, gestionando vacaciones o corrigiendo nóminas? Para un ahorro de tiempo en RR. HH , las empresas deben digitalizar procesos clave como fichajes, vacaciones y nóminas. Usar un software especializado permite reducir errores, ganar eficiencia y asegurar el cumplimiento normativo, liberando al equipo de tareas manuales.

¿Qué es la gestión del tiempo en recursos humanos?

La gestión del tiempo en RR. HH. consiste en optimizar las tareas administrativas del área de personal para dedicar más esfuerzo a lo estratégico, como la retención del talento, el clima laboral y la innovación.

Cómo ahorrar tiempo en el trabajo desde RR. HH.: paso a paso

Aquí armamos una guía práctica donde cada paso incluye qué hacer y qué herramienta digital usar:

1. Centraliza la información del personal

Usa un software de RR. HH. en la nube para tener todos los datos en un único lugar. Puedes usar plataformas de gestión de documentos en la nube (Google Drive, OneDrive) para contratos y certificados, lo que permite tener un acceso único y actualizado para toda la empresa.

2. Digitaliza el fichaje laboral

En este paso puedes implementar un sistema de fichaje digital móvil con geolocalización para teletrabajo y movilidad, y terminales biométricos o tarjetas NFC en oficinas, esto permite tener un registro automático y trazable que cumple la normativa.

3. Automatiza vacaciones y ausencias

Usa un portal de autoservicio donde cada empleado gestione sus solicitudes. En este paso puedes implementar integraciones con calendarios digitales como Google Calendar u Outlook para sincronizar turnos y ausencias, lo que supone menos correos, menos errores y más autonomía.

4. Reduce errores en nóminas

Conecta el software de RR. HH. con el módulo de gestión de nóminas. Puedes utilizar RPA (automatización de procesos robóticos) para cálculos masivos o conciliaciones contables. Los cálculos automáticos reducen errores y las quejas del personal.

5. Mejora la comunicación interna

La comunicación no depende solo de utilizar una herramienta determinada, sino de elegir la adecuada, y así ayudar a mejorarla. Habilita un chat corporativo o intranet para avisos de RR. HH. (ej. Slack, Microsoft Teams) y mantiene constantemente el feedback de tus empleados para mejorar los procesos de comunicación.

6. Genera informes en un clic

Los informes te permiten controlar y evaluar los datos reales de tu empresa; puedes usar módulos de reporting automático dentro del software de RR. HH. Los dashboards de BI (Power BI, Tableau) para análisis avanzado de datos laborales también son muy útiles para ahorrar tiempo en controles y evitar sanciones.

Por último, es importante que acompañes cada paso con una formación breve para el equipo y así garantizar la adopción sin resistencia.

La importancia de tener todo centralizado en un software de RR. HH.

Aunque existen muchas soluciones en el mercado para mejorar la productividad y la gestión de talento dentro de las empresas, el ahorro de tiempo en RR. HH real viene de integrar todo en una sola plataforma en lugar de sumar herramientas sueltas. 

• Evita errores por duplicar datos en Excel, biométricos o correos. Así como sanciones por no cumplir con la Normativa de fichaje digital
• Gana trazabilidad teniendo toda la información registrada en un mismo sistema.
• Escala fácilmente empezando con el control horario para luego sumar nóminas, ausencias, evaluaciones.
• Facilitas el acceso a tus empleados y managers usan la misma plataforma, desde cualquier dispositivo.

Koko: el software que convierte horas perdidas en eficiencia

Con el módulo de RR. HH. de Koko, las empresas ya están ahorrando más de 500 horas al año en procesos manuales y reduciendo un 30% sus costes operativos.

Con nuestra solución puedes:

• Registrar entradas, salidas y pausas en segundos.
• Gestionar teletrabajo y movilidad con geolocalización.
• Automatizar solicitudes de vacaciones y ausencias.
• Generar informes listos para auditorías.
• Conservar registros digitales seguros por 4 años.

Y lo mejor, es que en menos de 2 horas tu empresa puede estar adaptada a la normativa y trabajando de forma más eficiente con un ahorro de tiempo en RR. HH.

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