En un mercado cada vez más competitivo, digitalizar una empresa permite optimizar procesos, mejorar la experiencia del cliente y tomar decisiones más inteligentes basadas en datos, lo que hace que se pueda destacar. Sin embargo, muchas empresas todavía se preguntan por dónde empezar, qué herramientas usar o cómo evitar errores comunes en este proceso.

En este artículo, te mostraremos cómo dar los primeros pasos hacia la digitalización de tu empresa, con ejemplos, herramientas recomendadas y consejos prácticos. Ya seas una pyme, un comercio o una empresa en crecimiento, vas a encontrar aquí un camino claro para empezar a incorporar tecnología en tus procesos y sentar las bases de una verdadera transformación digital.

 ¿Qué es digitalizar en una empresa?

Digitalizar una empresa significa integrar tecnologías digitales en los procesos de tu negocio para hacerlos más eficientes, ágiles y orientados a los datos. Pero no se trata solo de “pasar todo a la nube” o dejar de usar papel. Es un cambio más profundo, que transforma la manera en la que trabajas, te organizas y brindas valor a tus clientes.

Digitalizar no es lo mismo que informatizar. Mientras que informatizar implica simplemente incorporar computadoras o sistemas, la digitalización busca automatizar, conectar y optimizar. Es una evolución que puede aplicarse a todas las áreas, desde recursos humanos y ventas, hasta atención al cliente, logística o marketing.

 Ejemplos de como se digitaliza una empresa:

• Usar un software de gestión (ERP) para centralizar datos de finanzas, ventas y stock.
• Implementar un sistema de fichaje digital con tarjetas NFC para gestionar turnos y ausencias.
• Ofrecer una carta digital en un restaurante con un QR o NFC que se actualiza en tiempo real.
• Sustituir formularios en papel por formularios online conectados a bases de datos.

Pero más allá del programa o herramienta que utilices, digitalizar implica además repensar los procesos y la cultura de la empresa. Requiere que todo el equipo entienda por qué se hacen los cambios y cómo van a mejorar el trabajo diario. En ese sentido, la digitalización es una combinación de tecnología, estrategia y cambio en la cultura organizacional.

 ¿Es lo mismo digitalización que transformación digital?

Aunque a menudo se usan como sinónimos, la digitalización y la transformación digital no son exactamente lo mismo:

La digitalización es un paso dentro del camino hacia la transformación digital, pero esta última implica una mirada más estratégica y de largo plazo.

¿Por qué deberías digitalizar tu empresa?

Digitalizar tu negocio no es solo una cuestión de estar “a la moda”, sino una decisión estratégica que puede marcar la diferencia entre crecer o quedarse atrás, ya que la digitalización permite adaptarte con rapidez, ser más eficiente y ofrecer una mejor experiencia a tus clientes.

Estos son algunos de los beneficios más importantes:

1. Más eficiencia y productividad

Digitalizar procesos (como facturación, gestión de clientes o comunicación interna) reduce tareas manuales, errores humanos y tiempos muertos. Esto se traduce en más tiempo para lo importante: crecer y atender clientes.

 2. Aumenta tus ingresos y competitividad

Estudios muestran que empresas que adoptan tecnología, como sistemas en la nube o automatización, han mejorado beneficios y eficiencia de procesos. En España, un informe señala que muchas compañías han aumentado beneficios tras invertir en servicios digitales y automatización tecnológica. KPMG+1

 3. Mayor alcance de mercado

Una presencia digital (web, tienda online, redes, e-commerce) te permite llegar más allá de tu área local y competir con empresas de mayor tamaño.

 4. Toma de decisiones basada en datos

Las herramientas digitales permiten medir resultados en tiempo real (ventas, campañas, atención al cliente), lo que facilita tomar mejores decisiones y adaptar estrategias rápido.

 5. Mejor gestión del riesgo y cumplimiento

Procesos como copia de seguridad automática de datos, gestión documental digital o firma electrónica mejoran la seguridad, reducen el riesgo de pérdida de información y ayudan a cumplir requerimientos legales.

Consecuencias de no digitalizar

Si eliges no modernizar procesos:

• Podrías incumplir obligaciones legales (por ejemplo, facturación electrónica) y enfrentarte a sanciones.

• La empresa puede perder competitividad frente a otras que sí usan tecnologías que aumentan eficiencia.

• Será más difícil acceder a mercados, talento y clientes digitales.

Además, muchas soluciones digitales son hoy accesibles, escalables y adaptables, incluso para pequeñas empresas. Lo importante es digitalizar tu negocio paso a paso y de forma estratégica, empezando por las áreas que generen mayor impacto.

¿Qué necesita una empresa para digitalizarse?

Antes de iniciar cualquier proceso de digitalización, es fundamental tener una base sólida. Estos son los elementos clave que toda empresa necesita para comenzar su transformación digital:

¿Cómo puedo digitalizar los procesos de mi empresa? 8 pasos clave

La digitalización es implementar tecnología y además repensar cómo trabaja tu empresa, con foco en la eficiencia y la mejora continua. A continuación, te compartimos una hoja de ruta práctica que puedes seguir para comenzar este camino, sin importar el tamaño de tu negocio.

1. Evalúa tu situación actual

Antes de elegir herramientas o hacer inversiones, necesitas tener un diagnóstico claro de tu empresa. ¿Qué procesos son todavía manuales? ¿Usas hojas de cálculo para todo? ¿Cuáles son las tareas repetitivas que más tiempo te consumen? ¿Qué canales usas para comunicarte con tu equipo y con tus clientes?

También es importante analizar si tus equipos están preparados para el cambio: ¿hay resistencia?, ¿hay competencias digitales básicas? Esto te dará una idea de los desafíos culturales además de los tecnológicos.

Ejemplo: Un restaurante puede descubrir que sigue tomando reservas por teléfono o WhatsApp, y que eso genera errores o reservas duplicadas. Detectar ese cuello de botella es el primer paso para optimizar.

2. Establece objetivos SMART

Definir el para qué es clave. Digitalizar por moda o presión externa no es sostenible. En cambio, fijar objetivos concretos te permitirá medir el éxito de la transformación.  Para esto puede usar la metodología SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y en tiempo definido) para definir cada objetivo.

Ejemplos de objetivos posibles:

• Reducir el tiempo de gestión administrativa en un 30% en un plazo de 6 meses, mediante la implementación de un sistema de gestión documental digital.
• Automatizar el 100 % de la toma de pedidos antes de fin de año, utilizando una plataforma digital con códigos QR y etiquetas NFC en el punto de venta.
• Mejorar la trazabilidad del 90 % de los productos del almacén en los próximos 4 meses, mediante la integración de etiquetas digitales y un sistema de inventario en la nube.

3. Crea un plan de digitalización

Con el diagnóstico y los objetivos definidos, es momento de trazar un plan realista y ejecutable. No hace falta digitalizar todo junto, hacerlo por etapas priorizando las áreas que más impacto generan en el negocio te va a dar mejores resultados.

Un buen plan debe incluir:

• Procesos a digitalizar por orden de prioridad y separados de forma temporal
• Herramientas necesarias para cada etapa
• Responsables y plazos definidos
• Presupuesto estimado
• Métricas clave (KPI)

4. Elige las herramientas adecuadas

Existen miles de plataformas, pero no todas se adaptan a tu modelo de negocio. Elige herramientas intuitivas, escalables y compatibles con tu realidad operativa.

En Koko, por ejemplo, ofrecemos soluciones personalizadas para que puedas:

• Gestionar pedidos con etiquetas NFC
• Digitalizar la carta o catálogo de productos
• Controlar fichajes del personal sin apps
• Compartir información comercial con tarjetas virtuales
• Acceder a datos desde cualquier dispositivo, sin necesidad de desarrollos técnicos

5. Capacita a tu equipo

Una de las razones por las que fracasan los procesos de transformación digital es por falta de formación. Digitalizar no significa reemplazar personas por tecnología, sino empoderarlas para trabajar mejor. 

Organiza capacitaciones internas o pide a los proveedores que te den tutoriales. Además, recuerda que cuanto más claro sea el «por qué» del cambio, más fácil será que lo adopten, por lo que incluir un plan de gestión del cambio en estas capacitaciones es fundamental.

6. Implementa gradualmente

No te satures. Digitalizar todo al mismo tiempo puede generar caos. Te recomendamos empezar con lo esencial, medir, ajustar y expandir.

Ejemplo: Una empresa logística puede comenzar por digitalizar las órdenes de carga, luego avanzar con la geolocalización de repartos, y después implementar fichajes por NFC para su equipo de choferes.

7. Monitorea y analiza resultados

Una de las grandes ventajas de lo digital es la posibilidad de medir. Usa los datos para entender qué está funcionando, dónde hay cuellos de botella nuevos, qué procesos podrían automatizarse más. Puedes hacer reuniones mensuales para revisar estos datos con tu equipo. Eso también fortalece la cultura digital.

Además, los datos bien usados te permiten anticiparte, personalizar y crecer, ya que puedes identificar patrones de compra, ajustar precios o promociones en base a la demanda, detectar horarios pico, medir tiempos muertos o errores en procesos, entre otros.

8. Fomenta una cultura de innovación

Por último, digitalizar una empresa es también cambiar la forma de pensar. Necesitas fomentar la mejora continua, la apertura a nuevas tecnologías y la disposición al cambio.

¿Cómo lograrlo?

• Reconociendo a quienes aportan ideas de mejora
• Promoviendo la prueba y error como parte del proceso
• Involucrando a todos los niveles en la toma de decisiones
• Dando tiempo y espacio a la formación constante 

Herramientas recomendadas para digitalizar una empresa

El proceso de digitalización no puede hacerse sin las herramientas adecuadas. Pero no se trata de sumar tecnología porque sí, sino de elegir soluciones que realmente se alineen con tus necesidades y te ayuden a ser más eficiente, competitivo y escalable.

A continuación, te compartimos algunas de las herramientas más utilizadas para digitalizar procesos en empresas, agrupadas por función:

Nuestra plataforma integra varias funciones clave de manera modular, escalable y sin necesidad de instalar apps. Y lo mejor, se adapta a cualquier tamaño de empresa o sector.

¿Listo para digitalizar tu empresa?

La digitalización es una estrategia clave para crecer, competir y adaptarse al mercado actual. No importa si tienes una pyme, un comercio local o una empresa en expansión, el momento para transformar tu negocio es ahora.

En Koko, te ofrecemos soluciones personalizadas para digitalizar tu empresa de forma efectiva y rentable. Nuestro equipo de expertos te guiará en cada paso del proceso, desde el diagnóstico inicial hasta la implementación y optimización continua.

¿Quieres analizar tu situación y armar un plan personalizado? Solicita información gratuita y cuéntanos que necesitas. Estamos aquí para ayudarte.