El Real Decreto-ley 8/2019, donde se establece la obligatoriedad del control digital del horario laboral y cómo afecta al empleado la nueva ley de fichaje digital, es una medida que tiene como objetivo mejorar la transparencia laboral, proteger los derechos de los trabajadores y facilitar la supervisión por parte de la Inspección de Trabajo. 

Pero, ¿qué implica esto para los empleados y las empresas? ¿Qué pasa si un trabajador se niega a fichar?

En este artículo te explicamos cómo afecta a tu empleado y cómo adaptar tu empresa de forma sencilla y eficiente.

¿Es obligatorio para el empleado fichar en el trabajo?

Sí. A partir de 2025, todos los empleados y las empresas están obligados a utilizar un sistema de registro horario digital homologado. Esto incluye a las pymes, trabajadores remotos, contratos parciales, etc. Ya no es válido el fichaje manual ni el registro en papel.

Beneficios del fichaje digital para los trabajadores

Lejos de ser una carga, el registro digital puede convertirse en una herramienta poderosa para los empleados:

• Cómputo automático y preciso de horas extra y complementos salariales.
• Evidencia objetiva ante posibles reclamaciones o disputas laborales.
• Acceso transparente a sus propios registros desde cualquier dispositivo.
• Mejor planificación y conciliación, gracias a sistemas que respetan los turnos y permiten desconexión digital real.
• Igualdad de trato, ya que el sistema evita manipulaciones o arbitrariedades.

El fichaje digital protege los derechos de los trabajadores, aporta claridad y mejora la experiencia laboral del día a día.

¿Qué derechos tiene el empleado respecto al registro digital?

La nueva ley no solo regula la obligación de fichar de forma digital, sino que refuerza garantías clave para los trabajadores:

• Derecho a ser informado sobre el sistema de fichaje implementado.
• Formación adecuada sobre el uso de la herramienta.
• Acceso y copia de sus registros, en cualquier momento.
• Derecho a la desconexión digital, fuera del horario pactado.
• Protección de datos personales y biométricos, especialmente si se utilizan tecnologías como reconocimiento facial o huella digital.

¿Qué pasa si un trabajador se niega a fichar?

Negarse a fichar puede considerarse una falta laboral. Como empresa podrás aplicar sanciones según el convenio colectivo o su régimen disciplinario.

Sin embargo, si el sistema vulnera derechos fundamentales (como la privacidad), el trabajador puede recurrir a Inspección de Trabajo. Por eso es vital usar soluciones que respeten la normativa y la protección de datos.

Para abordar esta situación te recomendamos que te asegures de que el empleado recibió la capacitación necesaria y que está debidamente informado de su situación y las consecuencias de la negativa. 

Si el empleado se niega reiteradamente a fichar de forma digital, puedes iniciar un procedimiento sancionador. Los pasos a seguir serían:

1.  Comunicación formal al empleado instándole a cumplir con sus obligaciones 
2. Apertura de expediente disciplinario con derecho a alegaciones
3. Imposición de sanción proporcional (amonestación, suspensión de empleo y sueldo, despido en casos muy graves)
4. Posibilidad de impugnación judicial por parte del trabajador

Es importante que como empresa tengas bien documentado el proceso y demuestres buena fe y proporcionalidad. Lo recomendable es buscar primero el diálogo y la resolución amistosa del conflicto.

Si el empleado pide fichar en papel, ¿Es válido fichar de esta manera?

No. El fichaje manual o en papel ya no será reconocido legalmente como método válido. La ley es clara en este aspecto y exige un sistema digital automatizado y homologado que registre de forma objetiva e inalterable la jornada laboral.

Por eso, con la entrada en vigor de la nueva ley en 2025, elegir un sistema de fichaje digital no es solo una obligación legal, también es una decisión estratégica. Una buena herramienta puede ayudarte a mejorar la productividad, evitar sanciones y generar mayor confianza en tu equipo.

En este sentido, Koko se destaca como una opción ideal para empresas que buscan una herramienta fácil de implementar, escalable y legalmente robusta.

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• Gestionar turnos, ausencias y vacaciones.
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• Acceder desde cualquier dispositivo, sin app.
• Integrar con otras soluciones de Koko.

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A continuación, te mostramos cómo cada función de nuestro software puedes cumplir con el fichaje digital obligatorio:

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